TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG

Tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

1. Tổng quan về tổ chức lễ khai trương

Lễ khai trương (tên tiếng Anh: Grand Opening): Là một sự kiện quan trọng mang ý nghĩa khởi đầu suôn sẻ và thành công cho việc ra mắt cửa hàng, công ty, hoặc thương hiệu mới đến công chúng.

Việc tổ chức sự kiện khai trương văn phòng hay tổ chức lễ khai trương showroom giúp doanh nghiệp đánh dấu bước ngoặt mới, tạo ấn tượng mạnh, tiếp cận và thu hút khách hàng cũng như đối tác tiềm năng một cách nhanh chóng. Dưới đây là những lợi ích và ý nghĩa quan trọng mà tổ chức sự kiện grand opening mang lại:

• Khởi đầu thuận lợi cho quá trình kinh doanh: Tổ chức lễ khai trương thành công sẽ đánh dấu bước khởi đầu may mắn cho quá trình kinh doanh. Ngược lại, nếu buổi lễ gặp sự cố, điều này có thể là dấu hiệu không tốt.
• Cơ hội quảng bá sản phẩm và thương hiệu: Lễ khai trương là dịp lý tưởng để thu hút sự chú ý của khách hàng và mang sản phẩm đến gần hơn với người tiêu dùng.
• Gia tăng nhanh chóng doanh thu ban đầu: Nhiều cửa hàng tổ chức lễ khai trương thường áp dụng các chương trình khuyến mãi và giảm giá để lôi cuốn khách hàng, từ đó nhanh chóng tăng nguồn doanh thu đầu vào.

Tổ chức lễ khai trương thành công giúp quảng bá sản phẩm đến khách hàng

2. Kế hoạch tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

Để tổ chức một lễ khai trương thành công và tạo dấu ấn cho doanh nghiệp, cần có một kế hoạch cụ thể và chi tiết. Kế hoạch này bao gồm từ việc xây dựng concept, lên timeline cho đến chuẩn bị các thiết bị cần thiết cho sự kiện như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, lân sư rồng,... Dưới đây là quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp mà bạn nên tham khảo:

2.1. Xác định mục tiêu, lý do tổ chức lễ khai trương

Bước đầu tiên trong kế hoạch tổ chức lễ khai trương là xác định rõ mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được trong buổi lễ. Từ mục tiêu này, bạn có thể triển khai các hạng mục công việc tiếp theo một cách phù hợp và thu hút người tham dự.

Thông thường, các doanh nghiệp tổ chức lễ khai trương với mục tiêu giới thiệu doanh nghiệp cùng sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng. Đồng thời, đây cũng là dịp để thể hiện tầm nhìn chiến lược kinh doanh trong tương lai.

Xác định mục tiêu, lý do để lập kế hoạch tổ chức lễ khai trương hoàn hảo

2.2. Xác định đối tượng tham dự sự kiện

Xác định đúng đối tượng tham dự là yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu quả của buổi lễ khai trương, đồng thời giúp sản phẩm của doanh nghiệp tiếp cận khách hàng một cách nhanh chóng. Việc này cũng tạo tiền đề cho việc xây dựng nội dung và chủ đề của buổi lễ, đảm bảo chúng phù hợp với nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

2.3. Xây dựng ý tưởng - chủ đề của sự kiện khai trương

Sau khi đã xác định được mục tiêu của sự kiện, bước tiếp theo là phát triển các ý tưởng và concept phù hợp với ngành nghề kinh doanh cũng như đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp hướng đến.

Những ý tưởng sáng tạo và các key moment nổi bật sẽ là điểm nhấn giúp tổ chức lễ khai trương thành công, thu hút khách mời và tạo nên sự khác biệt cho doanh nghiệp. Hơn nữa, các ý tưởng này còn hỗ trợ chiến lược truyền thông, giúp quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp một cách tự nhiên và đạt hiệu quả tối ưu.

2.4. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức lễ khai trương

• Thời gian: Theo quan niệm truyền thống, việc chọn ngày giờ tốt cho lễ khai trương sẽ mang lại sự suôn sẻ và thành công cho hoạt động kinh doanh sau này. Chủ cửa hàng hoặc doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến của các chuyên gia phong thủy hoặc thầy tử vi để chọn ngày giờ chính xác.
• Địa điểm: Thông thường, tổ chức lễ khai trương sẽ diễn ra tại địa điểm kinh doanh mới của doanh nghiệp. Trước khi tổ chức, hãy khảo sát kỹ lưỡng và đo đạc chính xác để chuẩn bị cho quá trình thi công thiết kế và tổ chức. Điều này giúp tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình sự kiện diễn ra

2.5 Chuẩn bị các thiết bị vật tư cần sử dụng

Các thiết bị và vật tư đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức sự kiện khai trương. Dưới đây là danh sách các thiết bị cần thiết hỗ trợ sự kiện thành công:

• Hệ thống âm thanh và ánh sáng: Đảm bảo có hệ thống âm thanh và ánh sáng phù hợp với số lượng khách mời. Âm thanh rõ ràng và ánh sáng hợp lý sẽ tạo nên không gian ấn tượng cho sự kiện.
• In ấn backdrop, banner, standee: Tùy theo kích thước yêu cầu, bạn cần chuẩn bị các vật phẩm in ấn như backdrop, banner, standee để trang trí không gian.
• Bục phát biểu, cột barie, pháo điện, lân sư rồng, thảm đỏ: Đây là các yếu tố tạo nên không gian trang trọng và truyền cảm hứng cho khách hàng.
• Bộ cắt băng khai trương: Bao gồm các dụng cụ như khay, kéo, băng đỏ và hoa cài. Đây là phần không thể thiếu trong lễ khai trương.
• Hòm bốc thăm: Phục vụ cho tiết mục bốc thăm may mắn trong chương trình.

Thiết bị sự kiện Sen Xanh cung cấp trọn gói các thiết bị vật tư phục vụ tổ chức lễ khai trương, đảm bảo đáp ứng tốt nhất với yêu cầu của sự kiện và ngân sách của đơn vị tổ chức.

2.6 Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Một kế hoạch truyền thông mạnh mẽ sẽ nâng cao giá trị hình ảnh của công ty, giúp thương hiệu phát triển và tăng doanh thu. Quảng bá rộng rãi thông qua các kênh truyền thông như báo chí, mạng xã hội (Facebook, TikTok,...), và truyền hình sẽ tạo được chỗ đứng vững chắc trên thị trường.

Có nhiều phương tiện truyền thông bạn có thể sử dụng để quảng bá sự kiện, tùy vào quy mô của doanh nghiệp: báo chí, mạng xã hội (Facebook, TikTok,...), truyền hình,...

2.7 Lập kế hoạch quản lý rủi ro

Các sự kiện lớn nhỏ đều tiềm ẩn những rủi ro như con người, thời tiết, thiết bị, và chi phí. Việc lập kế hoạch quản lý rủi ro sẽ giúp doanh nghiệp chủ động xử lý các tình huống bất ngờ và đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

3. Triển khai quy trình tổ chức lễ khai trương

3.1 Trước ngày tổ chức lễ khai trương

• Lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời: Đảm bảo mời đủ số lượng khách mời theo kế hoạch.
• Khảo sát địa điểm tổ chức: Đo đạc diện tích, kiểm tra cơ sở vật chất để đảm bảo điều kiện tổ chức.
• Chuẩn bị và in các ấn phẩm thiết kế: Thư mời, banner, bandroll, backdrop sân khấu, lễ tân,…
• Lựa chọn nhân sự phù hợp cho buổi lễ: MC, DJ, PG, lân sư rồng, quay phim,…

3.2 Thi công, trang trí sự kiện khai trương

Set up bàn ghế chuẩn bị cho lễ khai trương

• Khu vực lối vào của sự kiện: Thực hiện treo băng rôn và đặt standee dọc lối đi cũng như xung quanh khu vực sự kiện. Điều này giúp tạo ấn tượng ban đầu cho khách tham dự.
• Sân khấu chính: Trang trí bằng thảm đỏ, backdrop, hoa tươi, pháo điện, pháo giấy để tạo không gian trang trọng và ấn tượng. Đặt cột barie xung quanh sân khấu và lối đi lên sân khấu để bảo vệ không gian biểu diễn và đảm bảo an toàn cho khách mời.
• Khu vực đón khách: Chuẩn bị bàn lễ tân, setup bàn teabreak và đồ uống cho khách tham dự.
• Khu vực diễn ra lễ khai trương: Setup bàn ghế cho khách mời. Đối với khách VIP, chuẩn bị thêm hoa để bàn và hoa cài ngực để thêm phần trang trọng.
• Khu vực trưng bày sản phẩm: Setup và trang trí khu vực trưng bày sản phẩm và cửa hàng.

3.3 Tiến hành tổ chức lễ khai trương

Màn múa lân sư rồng khuấy động không khí lễ khai trương

Vào đúng ngày, giờ đã chọn, lễ khai trương chính thức được tổ chức. Trong sự kiện, đội ngũ PB - PG sẽ đón tiếp và sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời. Sau đó, buổi lễ khai trương sẽ diễn ra theo trình tự sau:

• Mở đầu buổi lễ: Màn múa lân và rồng, các tiết mục ca hát, múa nhảy để khuấy động không khí.
• Khai mạc chương trình: Thông báo về mục đích và ý nghĩa của buổi lễ, giới thiệu các đại biểu và mời chủ cửa hàng hoặc doanh nghiệp phát biểu.
• Nghi thức cắt băng khai trương: MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và các đơn vị liên quan lên cắt băng khai trương.
• Các trò chơi và bốc thăm trúng thưởng (nếu có): Tạo không khí vui tươi và gắn kết.
• Kết thúc buổi lễ: Tiếp tân tiễn khách ra về và có thể tặng quà (nếu có).

Nghi thức cắt băng khai trương

4. Sen Xanh - Công ty chuyên cung cấp thiết bị sự kiện tổ chức khai trương trọn gói từ A-Z

Công ty thiết bị Sen Xanh là một đơn vị chuyên cung cấp thiết bị sự kiện chất lượng và uy tín. Với hơn 12 năm xây dựng và phát triển, Sen Xanh đã cung ứng thiết bị cho hàng nghìn chương trình sự kiện từ Bắc vào Nam.

Sen Xanh triển khai dịch vụ tổ chức lễ khai trương với đầy đủ hệ thống dàn âm thanh, ánh sáng, và thiết bị chuyên nghiệp. Đội ngũ nhân lực của Sen Xanh có chuyên môn cao, hỗ trợ và đồng hành giúp các doanh nghiệp tiếp cận và quảng bá thương hiệu hiệu quả với mức chi phí tối thiểu.

Công ty Sen Xanh cam kết mang lại cho quý khách hàng trải nghiệm sự kiện tuyệt vời nhất. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc muốn đặt hàng, vui lòng liên hệ qua Hotline hoặc trực tiếp qua Website của Sen Xanh để được giải đáp nhanh chóng.

• Địa chỉ 1: Hà Nội: R201, Tầng 2, Tòa nhà Hancic 46, số 230 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội
• Địa chỉ 2: Hải Phòng: Tầng 2 , Số 53 Lạch Tray, Quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng
• Website: https://thuethietbisukien.vn/    
• Fanpage: https://www.facebook.com/thietbisukiensenxanh        
• Hotline: 0988.669.497