TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM

Quy trình tổ chức hội chợ triển lãm

1. Tổng quan về hội chợ triển lãm

Hội chợ triển lãm là một chuỗi hoạt động xúc tiến thương mại diễn ra tập trung tại một địa điểm cụ thể và trong khoảng thời gian nhất định. 

Sự kiện là cơ hội quý báu để doanh nghiệp giao lưu, mua bán và tìm kiếm cơ hội ký kết hợp đồng. Tại đây, các thương nhân có thể trưng bày hàng hóa và dịch vụ của mình để giới thiệu đến khách tham quan.

Vậy những ai có quyền tổ chức và tham gia hội chợ triển lãm thương mại?

Tổ chức hội chợ triển lãm tập trung nhiều doanh nghiệp và tổ chức, với các chủ đề đa dạng bao gồm văn hóa nghệ thuật, kinh tế, sản phẩm, dịch vụ công nghệ,...

Hội chợ triển lãm tập trung nhiều doanh nghiệp và tổ chức

Theo quy định tại Điều 131 Luật Thương mại 2005, về quyền tổ chức và tham gia hội chợ triển lãm thương mại, hiện nay ở Việt Nam có 4 loại hình hội chợ triển lãm, bao gồm:

• Tập hợp các doanh nghiệp Việt Nam đã đăng ký kinh doanh tại Việt Nam.
• Tập hợp các doanh nghiệp nước ngoài đã được đăng ký cấp phép kinh doanh tại Việt Nam.
• Tập hợp các doanh nghiệp nước ngoài chưa đăng ký cấp phép kinh doanh tại Việt Nam.
• Kết hợp các nhóm doanh nghiệp đã đề cập ở trên.

2. Quy trình từ A đến Z tổ chức hội chợ triển lãm chuyên nghiệp

2.1 Lên kế hoạch về nội dung, ý tưởng tổ chức hội chợ triển lãm

Để đảm bảo thành công khi tổ chức hội chợ triển lãm, doanh nghiệp trước hết cần xác định rõ ý tưởng và thông điệp muốn truyền đạt đến khách hàng. Đây là yếu tố cốt lõi xuyên suốt sự kiện, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu mong muốn. Lưu ý là t tưởng nên mới mẻ, độc đáo và phù hợp.

2.2 Xác định rõ ràng thời gian và địa điểm tổ chức

Hội chợ triển lãm nên được tổ chức vào cuối tuần để thu hút lượng khách tham gia đông đảo hơn. Tùy thuộc vào quy mô và mục đích của sự kiện, doanh nghiệp sẽ lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Tuy nhiên, hội chợ triển lãm thường diễn ra ở những nơi trung tâm, đông dân cư và có không gian rộng rãi, thoáng đãng.

2.3 Lập doanh sách số doanh nghiệp tham dự

Lập danh sách số lượng doanh nghiệp tham dự hội chợ triển lãm

Tổ chức hội chợ triển lãm thường có sự góp mặt của nhiều doanh nghiệp. Theo đó, để xác định số lượng doanh nghiệp tham gia thường phải dựa trên quy mô tổ chức, tính chất và mục đích của sự kiện. 

2.4 Xác định ngân sách và kế hoạch tổ chức hội chợ triển lãm

Bước tiếp theo vô cùng quan trọng đó là lập ngân sách và xây dựng kế hoạch chi tiết. Doanh nghiệp cần có kế hoạch ngân sách dự phòng để xử lý kịp thời những tình huống phát sinh ngoài dự kiến. Mỗi công việc cụ thể nên được liệt kê kèm theo mức chi phí ước tính để đảm bảo sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tránh rủi ro.

2.5 Quan trọng: Xin giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm

Bên cạnh các bước chuẩn bị khác, doanh nghiệp cần phải xin giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm theo quy định. Giấy phép này đóng vai trò rất quan trọng, cụ thể như sau:

• Giúp các cơ quan chức năng giám sát hoạt động của doanh nghiệp.
• Đảm bảo không vi phạm pháp luật và không gây ảnh hưởng tiêu cực đến cộng đồng. 
• Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, ngăn ngừa tình trạng sao chép trái phép và giảm nguy cơ kiện tụng.

Theo khoản 5, Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký tổ chức hội chợ triển lãm bao gồm các giấy tờ sau:

• Đơn đăng ký tổ chức hội chợ triển lãm thương mại: Theo Mẫu số 10 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Quyết định thành lập, hoặc các giấy tờ pháp lý tương đương.

2.6 Chuẩn bị kỹ lưỡng các công tác hậu cần

Chuẩn bị kỹ lưỡng gian hàng và trưng bày sản phẩm

Công tác hậu cần đóng vai trò then chốt trong việc tổ chức hội chợ triển lãm, bao gồm việc chuẩn bị trang thiết bị, lắp đặt gian hàng và trưng bày sản phẩm. Khâu này cần được thực hiện ít nhất một ngày trước khi sự kiện diễn ra, đồng thời phải kiểm tra kỹ lưỡng mọi chi tiết để tránh tình trạng hư hỏng thiết bị, thiếu sản phẩm hoặc trưng bày sai thứ tự.

2.7 Thực hiện truyền thông trước, trong và sau sự kiện

Cần thực hiện truyền thông xuyên suốt các giai đoạn sự kiện

Hoạt động truyền thông đóng vai trò then chốt trong việc thu hút khách tham quan khi tổ chức hội chợ triển lãm và cần được triển khai xuyên suốt các giai đoạn của sự kiện.

• Trước sự kiện: Tập trung vào việc tạo sự chú ý và quan tâm của khách hàng tiềm năng thông qua các chiến dịch quảng bá, thông cáo báo chí, và các hoạt động trên mạng xã hội.
• Trong sự kiện: Đẩy mạnh truyền thông để tăng lượt khách tham quan, cập nhật nhanh chóng những khoảnh khắc nổi bật và hoạt động đáng chú ý của sự kiện nhằm duy trì sự hứng thú và tạo tương tác trực tiếp.
• Sau sự kiện: Thực hiện các hoạt động tri ân khách hàng, đối tác, và nhà tài trợ, đồng thời tiếp tục tăng cường nhận diện thương hiệu bằng cách chia sẻ hình ảnh và video hậu trường, cũng như các phản hồi tích cực từ sự kiện.

3. Thiết bị sự kiện Sen Xanh - Đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức, cho thuê thiết bị trọn gói, uy tín

Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong việc tổ chức hội chợ triển lãm từ quy mô lớn đến nhỏ, Thiết bị sự kiện Sen Xanh luôn giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả sự kiện và giảm chi phí đấu thầu.

Khi hợp tác với Sen Xanh, Quý doanh nghiệp sẽ nhận được hàng loạt lợi ích, bao gồm:

• Cung cấp trang thiết bị toàn diện: Từ âm thanh, ánh sáng, sân khấu, lắp đặt gian hàng, bàn ghế đến từng khâu chuẩn bị và lên kế hoạch chi tiết.
• Đội ngũ nhân viên và trang thiết bị chất lượng cao: Đã được kiểm nghiệm qua nhiều sự kiện tri ân khách hàng trước đó.
• Giá cả hợp lý: Cung cấp dịch vụ với mức giá cạnh tranh nhất thị trường, điều chỉnh theo yêu cầu cụ thể của khách hàng.
• Hỗ trợ thủ tục pháp lý: Giải quyết mọi thủ tục và giấy tờ cần thiết cho tổ chức hội chợ triển lãm.
• Thủ tục hợp đồng nhanh chóng và linh hoạt: Đảm bảo các cuộc gặp mặt để thảo luận và đạt được sự đồng thuận về yêu cầu của khách hàng.

Để biết thêm thông tin về dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm của Sen Xanh hoặc để tham khảo các dịch vụ khác, quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các phương thức sau:

• Địa chỉ 1: Hà Nội: R201, Tầng 2, Tòa nhà Hancic 46, số 230 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội
• Địa chỉ 2: Hải Phòng: Tầng 2, Số 53 Lạch Tray, Quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng
• Website: https://thuethietbisukien.vn/       
• Fanpage: https://www.facebook.com/thietbisukiensenxanh            
• Hotline: 0988.669.497