Những điều cần biết khi thuê sân khấu sự kiện

1. Vai trò của sân khấu trong sự kiện

Sân khấu là điểm nhấn trung tâm, nơi diễn ra toàn bộ hoạt động và ánh nhìn của khán giả hướng về. Một sân khấu đẹp, chắc chắn và bố trí hợp lý giúp chương trình diễn ra trơn tru, tôn lên hình ảnh thương hiệu và nâng cao trải nghiệm người tham dự.

Đó cũng là lý do việc lựa chọn dịch vụ thuê sân khấu sự kiện chuyên nghiệp là bước khởi đầu quan trọng để đảm bảo mọi chi tiết được chuẩn bị chu đáo, an toàn và đúng kỹ thuật.

Không gian sân khấu sự kiện

2. Lưu ý khi thuê sân khấu sự kiện 

2.1. Xác định quy mô chương trình

Trước khi thuê, bạn cần xác định rõ loại sự kiện tổ chức: khai trương, hội nghị, tiệc cuối năm hay liveshow âm nhạc, vì mỗi chương trình có yêu cầu sân khấu khác nhau. Sự kiện trong nhà thường cần sân khấu nhỏ gọn, dễ lắp đặt và gọn gàng về thẩm mỹ, trong khi sân khấu ngoài trời đòi hỏi khung kết cấu lớn, có mái che và chống trượt tốt. Việc hiểu đúng quy mô và mục đích giúp bạn tránh thuê loại sân khấu không phù hợp, tiết kiệm chi phí và đảm bảo kích thước sân khấu phù hợp không gian tổ chức

Sân khấu phù hợp với quy mô của sự kiện

2.2. Kích thước, bố cục và thiết kế sân khấu

Một trong những yếu tố quan trọng khi thuê là kích thước và bố cục sân khấu. Sân khấu cần đủ rộng để đảm bảo an toàn cho người biểu diễn, có bậc lên xuống thuận tiện, đồng thời không che khuất tầm nhìn của khán giả. Nếu chương trình mang tính trình diễn hoặc ra mắt sản phẩm, bạn có thể chọn kiểu sân khấu chữ T hoặc chữ U để tăng tính tương tác. Các đơn vị uy tín như Sen Xanh thường hỗ trợ thiết kế phối cảnh 3D trước khi thi công, giúp bạn dễ hình dung tổng thể và đưa ra quyết định chính xác.

Diện tích sân khấu hợp lý với không gian chung

2.3. Vật liệu thi công và tiêu chuẩn an toàn

Đây là tiêu chí mà nhiều khách hàng thường bỏ qua nhưng lại cực kỳ quan trọng. Một sân khấu tiêu chuẩn cần được lắp ráp bằng khung sắt hoặc nhôm cao cấp, mặt sàn phủ gỗ công nghiệp hoặc MDF chống trượt, chân sân khấu có thể điều chỉnh cao thấp để thích ứng mặt bằng. Ngoài ra, cần đảm bảo tải trọng sân khấu đủ lớn để chịu được người, đạo cụ và thiết bị âm thanh ánh sáng. Trước khi ký hợp đồng, bạn nên yêu cầu đơn vị cho xem hình ảnh công trình đã thi công, chứng nhận an toàn và chính sách bảo hành, đây là cách bảo vệ quyền lợi và an toàn cho sự kiện.

Sân khấu chắc chắn và an toàn là một yêu cầu tất yếu

2.4. Chi phí thuê sân khấu và hạng mục đi kèm

Chi phí thuê sân khấu thường phụ thuộc vào diện tích, loại hình trong nhà, ngoài trời, thời gian sử dụng và dịch vụ đi kèm như âm thanh, ánh sáng, backdrop hay mái che.  Để tránh phát sinh, bạn nên yêu cầu báo giá chi tiết từng hạng mục, ghi rõ thời gian lắp đặt, tháo dỡ, phí vận chuyển và nhân công kỹ thuật. Nhiều đơn vị như Sen Xanh có chính sách trọn gói, giúp khách hàng tiết kiệm đáng kể chi phí khi thuê sân khấu kèm thiết bị sự kiện.

2.5. Thời gian thi công và tiến độ bàn giao

Một sự kiện chỉ diễn ra trong vài giờ, nhưng khâu thi công sân khấu thường mất từ vài tiếng đến cả ngày. Do đó, bạn nên chọn đơn vị có kinh nghiệm, đội ngũ thi công chuyên nghiệp và khả năng xử lý tình huống linh hoạt. Sen Xanh luôn cam kết thời gian lắp đặt đúng tiến độ và có kỹ thuật viên túc trực suốt sự kiện để kịp thời hỗ trợ khi cần.

>>> Có thể bạn quan tâm: Cho thuê đèn sân khấu

2.6. Phong cách thiết kế và yếu tố thẩm mỹ

Ngoài yếu tố kỹ thuật, sân khấu cần phù hợp chủ đề sự kiện và phong cách thương hiệu. Sân khấu khai trương nên mang tông màu sáng, hiện đại, sân khấu lễ hội nên rực rỡ và sôi động, còn sân khấu hội nghị cần trang nhã, chuyên nghiệp. Một đơn vị thi công uy tín sẽ có đội ngũ thiết kế hỗ trợ bạn phối hợp màu sắc, ánh sáng và bố cục sao cho tổng thể hài hòa, tạo ấn tượng mạnh với khách mời.

Sân khấu của sự kiện khai trương

3. Cách lựa chọn đơn vị cho thuê sân khấu uy tín

Sân khấu là bộ mặt của sự kiện, và rủi ro từ việc chọn sai đối tác là rất lớn. Để đảm bảo mọi thứ diễn ra hoàn hảo, nên tập trung vào ba yếu tố cốt lõi khi đánh giá đơn vị cung cấp:

3.1. Kinh nghiệm tổ chức

Khi đánh giá đơn vị cho thuê, bạn cần xem xét năng lực triển khai thực tế của họ qua chất lượng công trình đã hoàn thành. Kinh nghiệm này giúp họ chủ động đưa ra giải pháp tối ưu cho mọi thách thức về địa hình hoặc thời tiết.

Đồng thời, tính minh bạch của hợp đồng là yếu tố bắt buộc: hợp đồng phải liệt kê chi tiết mọi hạng mục từ vật liệu, thiết bị đi kèm cho đến chi phí trọn gói cuối cùng. Sự rõ ràng này giúp bạn kiểm soát ngân sách, tránh phát sinh chi phí ẩn, điều mà các đơn vị chuyên nghiệp như Sen Xanh luôn cam kết ngay từ đầu.

Sân khấu cho buổi lễ khởi công

3.2. Chất lượng thiết bị và cam kết về an toàn kỹ thuật

An toàn là yếu tố cốt lõi và bắt buộc trong thiết kế, thi công sân khấu sự kiện. Đơn vị uy tín phải sử dụng thiết bị hiện đại, được bảo trì thường xuyên và tuyệt đối phải tuân thủ nghiêm ngặt tiêu chuẩn an toàn kỹ thuật trong mọi khâu lắp đặt. 

Phải kiểm tra về khả năng chịu tải của giàn khung và độ chắc chắn của mặt sân khấu, đặc biệt với các sự kiện có lượng người tham gia lớn. Sự đầu tư nghiêm túc vào công nghệ và chất lượng vật liệu là dấu hiệu nhận biết của đối tác chuyên nghiệp, ví dụ như cách thiết bị sự kiện Sen Xanh liên tục nâng cấp hệ thống thiết bị của mình. Cam kết về an toàn còn thể hiện ở việc họ có sẵn giải pháp dự phòng và chính sách bảo hiểm rủi ro rõ ràng.

>>> Có thể bạn quan tâm: cho thuê màn hình LED

3.3. Đội ngũ kỹ thuật chuyên môn

Đội ngũ kỹ thuật không chỉ là người lắp ráp mà còn là cố vấn quan trọng. Họ phải có chuyên môn cao để đưa ra giải pháp sân khấu tối ưu, phù hợp nhất với không gian và ngân sách của bạn. Sự chuyên nghiệp còn thể hiện ở quy trình làm việc thép: đảm bảo lắp đặt đúng tiến độ, gọn gàng và sạch sẽ. Quan trọng hơn, họ phải cam kết túc trực và hỗ trợ kỹ thuật liên tục, sẵn sàng xử lý mọi sự cố phát sinh ngay lập tức trong suốt thời gian diễn ra chương trình. Tinh thần phục vụ tận tâm này là yếu tố quyết định sự an tâm, và đây cũng là lý do Sen Xanh được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn.

4. Thỏa thuận rõ ràng về chi phí và quy trình thi công

Thỏa thuận hợp đồng không chỉ là bước chốt giá, mà còn là công cụ để khách hàng kiểm soát rủi ro về ngân sách và thời gian. Điều quan trọng là phải yêu cầu nhà cung cấp bóc tách rõ ràng các hạng mục dịch vụ để hiểu rõ chi phí đầu vào. Giá thuê sân khấu thường dao động dựa trên quy mô diện tích và độ cao, loại vật liệu sàn gỗ, sàn mica, giàn truss chịu lực và thời gian sử dụng.

Tuy nhiên, đừng quên các chi phí mềm như: phí vận chuyển hai chiều, chi phí nhân công cho cả khâu lắp đặt và tháo dỡ. Về quy trình, hợp đồng phải có cam kết cụ thể về thời gian bàn giao ngày/giờ để đảm bảo các đơn vị khác âm thanh, ánh sáng, trang trí có đủ thời gian chuẩn bị. Cuối cùng, phải có cam kết an toàn kỹ thuật rõ ràng về chất lượng vật liệu và kết cấu chịu lực. Việc làm rõ tất cả các điều khoản này ngay từ đầu giúp bảo vệ ngân sách, tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến và giữ vững tiến độ sự kiện.