THIẾT BỊ HỘI NGHỊ SỰ KIỆN

1. Đặc điểm của các sự kiện hội nghị và hội thảo

Muốn lựa chọn được thiết bị hội nghị sự kiện phù hợp, trước tiên bạn cần hiểu rõ về đặc điểm của hội nghị, hội thảo được tổ chức để từ đó xây dựng được các phương án, kế hoạch mua, thuê lắp đặt những thiết bị hội nghị sự kiện cần thiết

1.1. Khái niệm hội thảo, hội nghị?

Về lý thuyết, có nhiều định nghĩa để hiểu về hội thảo, hội nghị. Tuy nhiên, theo cách hiểu đơn giản nhất thì hội thảo là một cuộc gặp của những người có chung sự quan tâm đến vấn đề nào đó tại một địa điểm nhất định, cùng nhau thảo luận về chủ đề chung. Những chủ đề thường được nêu ra trong các buổi hội thảo về khoa học, thực tiễn,….Khác với hội thảo, hội nghị thường được hiểu là một cuộc họp được tổ chức để tổng kết tình hình hoạt động, bàn luận về các vấn đề quan trọng, rút kinh nghiệm từ những thiếu sót và đưa ra giải pháp giải quyết vấn đề. Như vậy có thể thấy về cơ bản thì hội nghị, hội thảo khá giống nhau về việc gặp gỡ, bàn luận của những người tham gia về một vấn đề nhưng khác nhau về mục đích, mục tiêu của nội dung được bàn luận

1.2. Các hình thức phổ biến của một cuộc hội thảo, hội nghị  

Một buổi hội thảo tại Viettinbank

Như đã nêu định nghĩa ở trên, thực tế hội thảo thường được tổ chức dưới các dạng như sau: hội thảo chuyên ngành, hội thảo chia sẻ kinh nghiệm, hội thảo giới thiệu sản phẩm mới. Còn hội nghị phổ biến như hội nghị tổng kết quý, tổng kết năm, hội nghị khách hàng, hội nghị hợp tác. Mỗi hội thảo, hội nghị diễn ra đều với mục đích riêng nhưng mục đích chung đều hướng tới giải pháp giải quyết một vấn đề và quảng bá hình ảnh thương hiệu của tổ chức, doanh nghiệp.

2. Lựa chọn và cài đặt thiết bị âm thanh, hình ảnh phù hợp

Hội thảo và hội nghị đều là những cuộc “gặp gỡ” mang ý nghĩa rất quan trọng. Để có thể truyền đạt nội dung một cách rõ ràng, dễ hiểu, chuyên nghiệp thì việc lựa chọn được thiết bị hội nghị sự kiện phù hợp đóng vai trò then chốt để tạo nên một chương trình thành công. Thiết bị hội nghị sự kiện bao gồm tất cả những thiết bị được dùng để tổ chức lên một chương trình. Trong đó, có thể khẳng định rằng thiết bị về âm thanh và hình ảnh là 2 loại thiết bị hội nghị sự kiện giữ vai trò quan trọng nhất bởi nó liên quan trực tiếp đến phần nghe và nhìn của những người tham gia

2.1. Lựa chọn và cài đặt thiết bị âm thanh hiệu quả cho hội nghị, hội thảo

Các thiết bị hội nghị sự kiện về âm thanh thường bao gồm: hệ thống loa, micro, âm ly, bộ xử lý thu phát tín hiệu âm thanh,..

Hệ thống âm thanh trong hội nghị, hội thảo là yếu tố cần phải lưu ý hàng đầu vì bất kì một chương trình nào thì mục đích chính đều là truyền đạt thông tin giữa người nói và người nghe. Một chương trình diễn ra với hệ thống âm thanh kém chất lượng thì coi như sự kiện đó đã thất bại. Vì vậy, cần phải lựa chọn và cài đặt âm thanh sao cho luôn đảm bảo tất cả mọi người trong hội trường, phòng họp đều phải nghe rõ, âm lượng vừa phải, tiếng phát ra không bị rè, mất tiếng.

Đầu tiên, bạn cần xác định không gian, diện tích tổ chức hội thảo, hội nghị để lựa chọn thiết bị hội nghị sự kiện phù hợp. Nếu không gian lớn, đông khách mời thì phải lựa chọn hệ thống âm thanh có công suất lớn, lắp đặt nhiều loa tại các vị trí khác nhau, sử dụng micro rời để thuận tiện cho cả người nói và người nghe. Còn ngược lại, không gian tổ chức nhỏ thì bạn chỉ cần lựa chọn những hệ thống âm thanh có công suất nhỏ để tiết kiệm chi phí, micro có dây cũng không gây trở ngại, khó khăn cho người nói.  

Tiếp đến, bạn sẽ lựa chọn sử dụng hệ thống âm thanh phù hợp với ngân sách dự tính. Người ta cho rằng hệ thống âm thanh càng đắt đỏ thì càng cho chất lượng âm thanh tốt hơn. Điều đó không sai nhưng không phải sản phẩm rẻ không thể cho ra chất lượng âm tốt. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều hệ thống âm thanh cho bạn lựa chọn. Đến với Sen Xanh bạn sẽ luôn hài lòng khi chọn được những thiết bị hội nghị sự kiện ưng ý nhất.

Và cuối cùng, khi đã lựa chọn được hệ thống âm thanh phù hợp với nhu cầu thì việc kiểm tra kĩ lưỡng các thiết bị trước khi chương trình diễn ra cũng là một bước không thể bỏ qua. Kiểm tra micro, loa ở từng vị trí xem có bị rè, bị lỗi gì không để có thể kịp thời khắc phục trước khi hội nghị, hội thảo diễn ra.

2.2. Lựa chọn và cài đặt thiết bị hình ảnh hợp lý

Lựa chọn hệ thống âm thanh hình ảnh phù hợp với hội thảo

Cũng như thiết bị âm thanh thì thiết bị hình ảnh cũng đóng vai trò lớn tạo nên một buổi hội nghị, hội thảo thành công. Hình ảnh chính là phương tiện bổ trợ, diễn giải tốt nhất cho những nội dung mà người nói muốn truyền đạt.

Thiết bị hội nghị sự kiện liên quan đến hình ảnh thường bao gồm màn chiếu, máy chiếu hoặc màn led,…Cũng giống như việc lựa chọn hệ thống âm thanh, việc xác định không gian tổ chức sự kiện cũng tác động trực tiếp đến việc lựa chọn thiết bị hội nghị sự kiện về hình ảnh.

Đối với một không gian lớn thì cần phải sử dụng thiết bị trình chiếu kích thước lớn để tất cả mọi người đều có thể nhìn rõ nội dung hiển thị. Các thiết bị như màn chiếu, màn led cần phải đáp ứng được độ sắc nét, rõ ràng, độ sáng vừa phải để không ảnh hưởng đến thị giác cũng người xem. Cũng cần phải lựa chọn những thiết bị hội nghị sự kiện có giá phù hợp với khoản chi để tránh lãnh phí ngân sách.

Cuối cùng, bước kiểm tra trước khi sự kiện diễn ra vẫn là công đoạn quan trọng để tránh những sai sót trong quá trình hội thảo, hội nghị.

3. Các giải pháp công nghệ hỗ trợ cho hội nghị hiệu quả

Hiện nay với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc tổ chức hội thảo, hội nghị đã không chỉ diễn ra tại một địa điểm cụ thể. Nhờ vào mạng internet tốc độ cao, hội nghị trực tuyến đã không còn là khái niệm xa lạ với mọi người. Con người có thể kết nối với nhau ở bất cứ nơi đâu, chỉ cần có mạng internet, camera, micro, loa hoặc tai nghe là đã có thể cùng nhau tạo nên một cuộc hội thảo, hội nghị online

Chính vì thế những thiết bị hội nghị sự kiện hiện đại như thiết bị xử lí hình ảnh, âm thanh tiên tiến ra đời, hỗ trợ đắc lực cho những hội thảo, hội nghị online diễn ra tốt đẹp, thu hẹp khoảng cách về địa lý. Sen Xanh là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có đầy đủ các thiết bị hội nghị sự kiện để giúp khách hàng thiết kế, setup một phòng hội nghị hội thảo trực tuyến mà không gặp khó khăn nào.

Áp dụng công nghệ để tổ chức hội nghị trực tuyến

TỔNG KẾT

Qua bài viết trên có thể thấy việc lựa chọn thiết bị hội nghị sự kiện phù hợp với từng hội nghị, hội thảo là một việc không hề đơn giản, đòi hỏi phải có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Sen Xanh Event tự tin là đơn vị tổ chức sự kiện có khả năng tư vấn, hỗ trợ, thực hiện những mong muốn, nhu cầu của khách hàng trong việc tổ chức một buổi hội thảo, hội nghị thành công, ấn tượng. Hy vọng rằng những nội dung này giúp ích được cho Quý Độc giả trong quá trình tìm kiếm giải pháp cho các sự kiện của mình. Mọi thắc mắc, đặt hàng vui lòng liên hệ qua Hotline hoặc trực tiếp qua Website để được giải đáp nhanh chóng

Công Ty Sen Xanh Event - Địa chỉ cho thuê thiết bị sự kiện uy tín, chuyên nghiệp

• Cơ sở Hà Nội: Tầng 2, tòa nhà Hancic 46, số 230 Lạc Trung, Hai Bà Trưng
• Cơ sở Hải Phòng: Tầng 2, số 53 Lạch Tray, Quận Ngô Quyền, Tp. Hải Phòng
• Website: https://thuethietbisukien.vn/ 
• Fanpage: https://www.facebook.com/thietbisukiensenxanh
• Hotline: 0988.669.497